Gestão de clínica odontológica: do agendamento ao caixa

Os números que de fato mexem no resultado

Faturamento bruto diz pouco sozinho. O que explica o mês é a combinação de produção executada, taxa de ocupação da cadeira, ticket médio, inadimplência e custo fixo. Uma clínica pode faturar mais e sobrar menos, e só a comparação entre esses números mostra onde.

• Produção executada por dentista, separada do que foi apenas orçado
• Ocupação da agenda e faltas, que é cadeira parada com custo rodando
• Ticket médio por consulta e por procedimento
• Inadimplência por tempo de atraso, não só o total em aberto
• Ponto de equilíbrio: quanto precisa faturar para não ter prejuízo
• Curva ABC de procedimentos: quais sustentam 80% da receita

Orçamento aprovado não é dinheiro em caixa

A confusão mais cara da gestão odontológica é tratar orçamento aceito como receita. Entre o aceite e o caixa existe a execução, e entre a execução e o caixa existe o recebimento — cada etapa com a sua perda.

No OdontoMax360 essas três coisas são distintas e comparáveis: o que foi orçado, o que foi executado e o que foi recebido. A diferença entre executado e recebido é a sua inadimplência real; a diferença entre orçado e executado é o seu passivo de execução, o trabalho já vendido que ainda vai consumir cadeira.

A rotina que faz o controle acontecer

Controle não é relatório bonito no fim do mês, é hábito diário barato. Conferir a agenda do dia seguinte e disparar as confirmações, registrar a execução na hora do atendimento, baixar os recebimentos no dia e olhar a fila de inadimplência uma vez por semana resolve a maior parte.

O sistema foi montado para que essa rotina custe pouco: a cobrança nasce da execução, a baixa do boleto e do PIX é automática, e a fila de atraso já chega ordenada por faixa de dias.

Perguntas frequentes

Por onde começo se hoje está tudo em planilha?

Pelo cadastro de pacientes e pela agenda — é o que a equipe usa todo dia e o que traz o resto junto. O financeiro passa a fazer sentido assim que a execução começa a ser registrada no atendimento.

Quanto tempo leva para a equipe se acostumar?

A recepção costuma operar a agenda e o cadastro no primeiro dia. Os módulos de financeiro e relatórios entram depois, conforme a rotina se firma. A central de ajuda traz tutoriais passo a passo das tarefas do dia a dia.

Consigo ver o resultado do mês antes de fechar?

Sim. O painel financeiro mostra recebido, saídas e margem do período corrente, atualizados conforme os lançamentos acontecem.